パソコン初心者の仕事 | データ入力について詳しく解説

IT初心者

更新日:2019年3月23日
公開日:2019年1月15日

パソコン初心者の方が最初に行う仕事の一つにデータ入力があります。

しかし、データ入力の奥は深く、ただデータを入力すればよいという仕事ではありません。

そこでこのページでは、パソコン初心者の方が効率よく仕事を探すためのヒントとなるように、データ入力の仕事について、用語や求められるスキルについて詳しく解説します。

1.データ入力とは

データ入力とは、文字通り、データを入力する仕事をいいます。

注文書や会計データ、申込書類など紙面の情報をキーボードを使ってPCに入力します。

PCといっても専用端末のフォーマットに入力する場合もあれば、Excelに入力する場合もあります。

入力する情報も上述の通り、会社の事業や所属する部署によって、様々です。

2.関連用語

データ入力の仕事に関係する用語を説明します。

(1)インプットとアウトプット

インプットとは、入力する対象となる情報をいいます。

それに対してアウトプットとは入力後の情報をいいます。

例えば、紙面の注文書や会計伝票、申し込み書類などに記載された日付、氏名、住所、会社名、金額、契約内容などの情報はインプットです。

そして、これらのインプット情報をPC端末やExcelなどにデータ入力した結果の情報がアウトプットです。

(2)フォーマット

フォーマットとは、定められた様式や書式をいいます。

データ入力では、PC端末やExcelにすでに定められたフォーマットが表示されており、そのフォーマットに情報を入力していきます。

データ入力の仕事では、入力するそれぞれの情報について、様式が事細かく定まっていることが多いです。

例えば、次の通り。

  • ・文字書式:半角/全角やひらがな/漢字/アルファベット/数字
  • ・文字数:何文字まで入力可能か
  • ・使用できる記号の種類
  • ・コード:桁数や入力文字の種類など
  • ・チェック項目:どのような方法で、何をチェックするのか
  • Etc・・・

データ入力の仕事では、入力されたアウトプット情報の品質が重要になります。従って、上記のように事細かくフォーマット化して入力情報について定めておく必要があるということです。

(3)ダブルチェック

ダブルチェックとは、自ら入力したデータを自己チェックした後、別の人がもう一度チェックすることをいいます。

アウトプット情報が正しく入力されたかどうかを確認するための基本となるチェック業務の一つです。

(4)マージ

マージとは情報を結合することをいいます。

各担当者が入力したアウトプット情報を一つの情報に統合する場合などに使用する用語です。

(5)バリデーション、ベリファイ入力

バリデーションもベリファイ入力もチェックのための業務用語です。

バリデーションとは、入力された情報が定められたフォーマットに従って、入力されているかどうかをチェックすることをいいます。

ベリファイ入力とは、入力された情報に対して、別の人が確認のために再度入力することをいい、例えば、判断が難しい項目や読み取りにくい情報を確認する場合などに利用されるチェックの手法です。

(6)目検

目検(めけん)とは目で見て確認することをいいます。

アウトプット情報は別のヒトがチェックする場合が多いですが、チェックする項目のうち、間違えやすい項目など、特に注意を要する箇所については、目検という言葉を使って、チェック者の注意意識を高めるケースがあります

3.求められるパソコンスキル

次に、データ入力の仕事で求められるITスキルについて説明します。

(1)PC基本操作

Windowsに代表されるPCを操作するための基本的な知識。

どのIT関連の仕事でも求められる最低限のスキルです。

(2)タッチタイピング

データ入力の仕事で特に重要視されるITスキルです。

キーボードやテンキーを見ないで画面だけを見ながら入力するタッチタイピングのスキルは、データ入力の仕事では必要不可欠。

応募条件となっていることが多いです。

データ入力の仕事ではタッチタイピングは前提条件であり、さらに入力速度と正確さが求められます。

(3)その他

データ入力で使用するシステムやアプリケーションのスキルが必要になる場合があります。

例えば、入力フォーマットがExcelであれば、Excelスキルを求める、といったケースが考えられます。

4.求めらるパソコン以外のスキル

ビジネスマナーや体調管理といった、どの仕事でも共通して求められるスキルは除き、特にデータ入力で求められるスキルについて挙げてみましたのでご参考ください。

(1)情報の取り扱いに関するスキルとルール順守

データ入力の仕事では、様々な情報を取り扱います。

従って、営業機密や個人情報といった情報の取り扱い方やルールを知っていることは、求められるスキルとして挙げられます。

そして、会社も情報が漏えいしないよう、また消失しないように、情報セキュリティの観点から様々な取り組みを行い、特に注意を払っています。

例えば、次の対策が行われていることがあります。

  • ・ビルの出入口にはガードマン(警備員)が常駐している
  • ・作業場の出入口ドアはIDカードによる電子錠として、共連れは禁止する
  • ・私物は作業場外のロッカーに保管し、財布などの貴重品はクリアケースに入れて持ち運ぶ
  • ・帰宅時にはカバンの中を開けて見せる
  • ・監視カメラが設置されている
  • ・Etc・・・

従って、これらの会社の取り組みを理解して、ルールを守る意識が高く、進んで順守するよう行動することが求められます。

(2)マニュアルや手順書に沿って仕事ができること

入力した情報の品質を高め、かつ一定に保持するために、データ入力の仕事では定められたマニュアルや手順書に沿って進めることが多いです。

また、実際の仕事前に研修を行うことが通常です。

以上から、マニュアルや手順書を理解して仕事ができるスキルが求められます。

(3)報告・連絡・相談とチーム対応

マニュアルの中に報告や連絡事項が定められていることもありますので、報告や連絡を行えること。

また、上述のようにマニュアルや手順書は存在しますが、全てが記載されているわけではありません。また、仕事内容によっては変更も頻繁に行われる場合があります。

以上から判断が難しい箇所については上長に相談できることが必要です。

次にデータ入力の仕事では数名や10名くらいのチームに分かれて役割分担して進めるケースが少なくありません。

従って、チーム単位で仕事をすることに対応できることは求められるスキルと言えます。

(4)根気

データ入力は黙々と情報を定められたフォーマットに入力するだけの単調な業務である場合が少なくありません。

従って、単調なルーティンワークでも淡々とこなせる根気が求められます。

5.雇用形態

データ入力の仕事で多い雇用形態は、アルバイトやパート、派遣社員です。

あくまでも一般的な傾向ですが、アルバイトやパートでは、短期的な仕事であることから、単調な入力作業の仕事が多く、上述のスキルの中では、タッチタイピンのスピードと正確さが特に重要視され、また、根気も求められる傾向があります。

それに対して派遣の仕事では、アルバイト・パートと比較すると、ITスキルだけではなく、ビジネスマナーやマニュアルに沿った仕事、情報セキュリティルールの順守、報告・連絡・相談といったスキルが重視され、よりバランスのとれた全体的なスキルが要求される傾向があります。

従って、時給も派遣社員の方が高い傾向があります。

6.仕事探しのポイント

(1)アルバイト・パートの案件

上述のスキルと照らし合わせて、雇用形態を検討すると仕事に就ける可能性は高くなります。

また、アルバイト・パートであれば、「タウンワーク」「an(アン)」「バイトル」を始め、案件数は少なくありません。これら情報サイトには派遣の案件も含まれているので注意。

データ入力は、アルバイト・パートの仕事の中では人気が高い職種ですので、競争率は高い場合があります。掲載日を確認して早目に応募しましょう。

未経験の案件を探すといいでしょう。

面接では、タッチタイピングのテストがあります。事前に練習しておきましょう。

(2)派遣社員の案件

派遣の仕事の場合には「En派遣」「マイナビ」「はたらこねっと」などで探せば、案件は多いですが、具体的な案件が記載されている派遣会社を選びましょう。

気になった案件について応募し、複数の派遣会社に登録しておきましょう。最初の案件では決まらない場合が少なくありませんので、気にせず登録後に仕事を探すくらいの気持ちでいた方がよいです。

派遣会社の面談では、タッチタイピングだけでなく、一般的なテストも行われることがほとんどです。さらに上述の通り、IT以外のスキルも面談時や書類上にてチェックされます。

7.まとめ

以上、パソコン初心者の仕事として人気のあるデータ入力についてコメントしました。

皆さんの効率よい仕事探しにお役に立てば幸いです。

最後までお読み頂きありがとうございました。